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00-1《教职工因公出国(境)申请指南》

发布日期: 2017-4-1      浏览次数: 682   返回


 

上海外国语大学教职员工

因公出国(境)OA申请指南

我校教职员工出国(境)审批管理办法见《上海外国语大学教职工因公出国(境)审批管理办法及操作细则》(修订)。

鉴于审批、办理因公护照(港澳台出入证件)及签证(签注)所需时间,出国(境)人员最好自正式出境之日起倒推至少3个月备齐因公出国(境)申请材料通过OA系统报至人事处。

    一、校内OA申请流程:对外交流—出国(境)申请(教职员工)

1.  拟申请出国(境)人员按要求准备好相关材料,通过OA系统提交所在单位OA审核人员(所在单位不设OA审核人员的,默认发起人本人为审核人),由OA审核人员提交本单位行政负责人审批。行政负责人本人出访,报党总支书记审批。不同部门多人参团,应报每个参团成员所在部门负责人逐一审批。校领导出访一般由对外合作交流处或具体组团单位发起校内OA申请。

2.  部门负责人审批结束后,由OA审核人员提交经费管理部门审批,如:使用科研项目经费的,报科研处负责人审批。

3.  经费审批完成后,由OA审核人员报人事处初审(提交“人事处”),由人事处相关人员提交组织部、财务处、人事处负责人审批。

4.  人事处审批完成后,直接提交校办秘书,由校办秘书呈主管校领导审批。

5.  每个团组设1名团长,1人出访,本人为团长。每个团组设1名联络人与出国派遣科对接后续工作。无特别指定,默认团长为联络人。校内审批结束后,人事处出国派遣科与团长或团组联络人对接,办理相关审批和因公普通护照(港澳出入证件)、签证/签注手续。

6.  教师带队率学生团组出访的,教师和学生分别从“出国(境)申请(教职员工)”和“出国(境)申请(学生)”提交申请流程。

7.  出访人员回国(境)后7天内提交因公普通护照(港澳台出入证件),并在OA流程中上传归国(境)报告(回国境2周内上传),注明已提交相关证件。再将OA表单传回人事处归档。

二、        教职工出国(境)申请需准备的材料

相关材料通过OA出国(境)申请流程,以附件的方式提交:

1. 请示正文

请示正文请按照正规的报告格式撰写,含标题、抬头、主体内容(时间、国别/地区、事项、事由)、经费安排、落款及日期等要素。相关注意事项如下:

标题:部门名称+团长姓名+人数+国别/地区+事项,(同表单中的标题),如:英语学院关于×××等3人赴美国参加会议的请示。

抬头:人事处并呈曹校长。

主体内容包括:出访时间、出访人员、出访任务及背景、访问单位、经费安排等。

出访时间应从出境日算起至抵达入境日。

出国(境)相关经费包括往返旅费、城际交通费(行程中无城际转换的不应安排城际交通费)、住宿费、餐费、公杂费及会务费等,注明每个项目的预算数额(相关国别/地区的住宿费、餐费、公杂费标准请提前向人事处出国派遣科咨询),并提供该团组本次出访总预算金额(人民币)。经费安排应注明来源,明确拟支出经费项目的具体名称。如各项费用来源不同,则需分列,一一说明。例如:“当地住宿费由邀请方提供,往返旅费(×元)、城际交通费(×元)、餐费(×元)和公杂费(×元)共约人民币×元申请从×××项目经费支出”。经费安排应与邀请函中表述一致。

处级干部(含按处级干部管理的人员)应在报告中说明本年度第几次申请,超过两次应提前向组织部提交书面报告。外事部门负责人、教学科研院所负责人严格根据工作需要安排,不受次数限制。处级干部(含按处级干部管理的人员)作为教学科研人员出国(境)参加学术交流活动不受次数限制。

2.邀请信和邀请信翻译件

    邀请信一般为PDFJPG格式,应注意以下要素:

内容包括:邀请对象(姓名、职务、出生日期、因公普通护照号码,暂无因公普通护照的,提供身份证号码)、访问时间、出访目的和任务、经费安排。

邀请函应使用邀请方单位抬头纸,应包含邀请方联系电话和地址、邀请单位名称、邀请人职务、邀请人签名(或邀请单位盖章)。

某些国家签证关于邀请信有特别要求,请提前登录上海市人民政府外事办公室官方网站了解情况(http://shfao.eastday.com/wsb/node466/node499/node500/node572/index.html),或直接向人事处出国派遣科咨询。

严格遵守外事对等原则;如:校级领导率团出访,应由对等的邀请方校级领导或单位负责人签署邀请函。

出访多个单位的,需提交每个单位的邀请函,一个国家至少提供一份原件。

2.信息表 *

涉及个人信息部分应如实填写,以便申办因公普通护照(港澳台出入证件)。

邀请单位、邀请单位地址、邀请人等信息应与邀请函一致。

邀请方简介邀请方与我校关系为对外申报的重要内容,请详细填写。教学科研人员出国(境)参加学术交流活动,“邀请方与我校关系”栏可以简略填写申请出国(境)人员和所参与学术活动或学术团体的关系,如“×××教授作为×××协会常务理事,受邀参加本次国际学术会议”。

请务必按要求填写航班和航线(指××城市到××城市)信息,对外申报时需要。如:上海—纽约  CA7215; 纽约—上海  CA7216

3.行程表*

短期交流和访问团组,应按实际行程(包括离抵日期),分上下午写明具体的出访地、会晤对象及活动内容,涉及领导会谈的应写明会谈主题。

参加会议的团组可根据会议日程简要填写,如:

201611日 上海—纽约;

2016123日 参加会议;

201614日 离开纽约

201615日 抵达上海。

培训类申请可参照会议类申请填写日程。

4.信息公开登记表 *

按照上海市人民政府外事办公室的要求,对所有因公出访团组进行公示,公示期限原则上不少于5个工作日。

信息公开登记表中的“日程安排”区别于“行程表”,可简要填写,逐日列出出访日程,必须包含出发离境日和抵达入境日。

“往返航线”请列明所有转机、经停城市,如:赴布拉格经莫斯科转机,请填写:上海—莫斯科—布拉格—莫斯科—上海。

5.邀请函联系情况说明表 *

请先用文字概述联系过程,再附相关的往来邮件。

6.上海外国语大学乘坐非国内航空公司航班和改变中转地审批表*

出国(境)人员应当优先选择由我国航空公司运营的国际航线,由于航班衔接等原因确需选择外国航空公司航线的,应当在购买机票前填写该表,可与以上其他材料一并作为OA附件提交,或单独发送至出国派遣科邮箱(价格原因不可作为选择外航的理由)。

 7.情况说明

出访1个国家超过5天,2个国家超过8天需提交情况说明,具体陈述出访任务、目的、项目背景等,说明出访的必要性,并在最后附日程安排(从出访离境日至抵达入境日按天填写)。

8. 公派出国留学项目申请推荐表*

个人联系或通过校际合作协议出国(境)研修(须30天以上),需提交请示正文、邀请函及翻译件、信息表、信息公开登记表,及《公派出国留学申请推荐表》,后者需为扫描件。

三、政审

赴国外和港澳人员应按要求填写因公出国(境)人员审查表,赴台湾人员填写赴台人员审查表,表格由人事处出国派遣科提供。正处级以上干部及有三年内有效政审的人员免政审,由人事处出国派遣科填写因公出国(境)人员备案表。赴台人员须每次填写“赴台人员审查表”。

四、出国(境)费用预支与结算

获教育部、上海市外办或台办批件后,请出访人员至行政楼409赵秋艳老师处办理相关费用预支手续或咨询。出访任务结束后,请于两周内到赵秋艳老师处办理相关费用结算手续(咨询电话:35373361),填妥并带好以下材料:

1.    因公普通护照(港澳台出入证件),交至人事处出国派遣科。

2.    归国(境)报告*纸质版,由团长签名,交至人事处出国派遣科;电子版通过OA流程上传。

3.    如乘坐非国内航空公司航班或改变中转地,须提交《上海外国语大学乘坐非国内航空公司航班和改变中转地审批表》(申报时提交出国派遣科,报销时向出国派遣科领取)。

4.    《上海外国语大学因公临时出国费用报销单》*

5.    财务处规定的相关票据,须由团长和经办人签名。

五、注意事项

1.    凡带“*”号表格,均可在教职工出国(境)OA申请下方下载,也可在校园网人事处下载中心下载。

2.    附件材料如有修改更新,请重新提交更新后的版本,并保留历史版本。

3.    双跨团组的附件请提交信息表、“行程表”和信息公开登记表、组团单位提供的“任务征询函”、任务通知书任务批件,以及邀请信和邀请信翻译件等,具体情况请向人事处出国派遣科咨询。

4.    赴台团组除以上要求的附件材料外,还应提供:

在台行程表(含邀请方签字、盖章);

赴台人员总名单;

邀请方机构(如:大学)简介;

参加学术会议的,需提供发言提要(参会人员亲笔签名);

参加学术会议的需提供会议简介,参加文化活动的提供活动介绍;

对方承诺书。

5.    所有出国(境)公务活动,包括访问、交流、参加学术研讨会、研修等,不论经费如何安排,是否需要报销,均须按本指南中要求的程序提出申请,由人事处报教育部、上海市人民政府外事办公室或上海市台湾事务办办公室审批,获得批件后办理因公出国(境)相关手续。

 

咨询电话:3537218335372893

出国派遣科邮箱:cgpq@shisu.edu.cn

联系人:陈宇峰(1774@shisu.edu.cn

邵佳 (1934@shisu.edu.cn)

黄杨英(02194@shisu.edu.cn